callas pdfaPilot Desktop

Zorg ervoor dat je documenten en e-mails een leven lang meegaan

In veel omgevingen heersen er regels die vereisen dat alle communicatie over specifieke onderwerpen wordt gearchiveerd en bewaard gedurende een bepaalde periode. De vereiste archiverings- en bewaringstermijn kan sterk verschillen, van een paar jaar tot tientallen jaren.

Het populairste formaat voor archivering is gedefinieerd in de ISO-norm PDF/A (PDF for Archiving). Deze ISO-norm definieert drie verschillende PDF/A-versies. callas pdfaPilot kan al je documenten en e-mails automatisch converteren naar de PDF/A-versie die vereist is voor je doeleinden. Het opnemen van extra informatie (metadata) wordt volledig ondersteund. Bovendien is de oplossing eenvoudig configureerbaar. Zo kan je de oplossing aanpassen aan je workflow, in plaats van dat je je workflow moet aanpassen aan de oplossing.

Het archiveren van documenten is een bedrijfskritisch proces in moderne workflows. Daarom is callas pdfaPilot uitgebreid getest. Tests zoals de Isartor Test Suite tonen aan dat callas pdfaPilot voldoet aan de ISO-normen. Het feit dat callas pdfaPilot exact dezelfde technologie gebruikt als Adobe Acrobat, de de facto standaard, getuigt van de kwaliteit van callas pdfaPilot.

Typische kantoordocumenten archiveren

De beste manier om hoogkwalitatieve PDF/A-bestanden te verkrijgen, bestaat erin ze van de eerste keer op de goede manier te maken. Je kan dat overlaten aan callas pdfaPilot, dat Microsoft Word-, Excel-, PowerPoint-, Project-, Publisher- en Visio-bestanden automatisch kan converteren naar hoogkwalitatieve PDF-bestanden. Sleep ze gewoon naar het documentvenster van callas pdfaPilot Desktop en de conversie wordt dan op de best mogelijke manier uitgevoerd.

Ook OpenOffice-documenten worden volledig ondersteund, evenals Mac OS X Pages- en Keynote-bestanden. Dankzij de geïntegreerde Adobe engine kan je zelfs op pdfaPilot vertrouwen voor een hoogkwalitatieve conversie van EPS- en PostScript-bestanden. En dit zonder dat Acrobat Distiller hoeft te zijn geïnstalleerd.

E-mail archiveren

Vandaag zijn e-mails in de meeste organisaties een essentieel onderdeel van de zakelijke communicatie. In veel landen heersen er wetten en regels die vereisen dat dergelijke communicatie wordt gearchiveerd voor gebruik in eventuele toekomstige rechtszaken of in het kader van goede boekhoudkundige praktijken.

E-mailverkeer verloopt meestal via e-mailservers met een beperkte opslagcapaciteit. Er is dus geen garantie dat een e-mail die je vandaag ontvangt, tien jaar later nog op de server zal staan. Wanneer je de e-mail downloadt van je server, wordt deze mogelijk geconverteerd naar het eigen formaat van je e-mailtoepassing. Ook hier geldt dat er geen garantie is dat je in de toekomst nog toegang zal hebben tot die toepassing. Daar komt nog bij dat de bijlagen in de mails uiteenlopende bestandsformaten hebben die een geschikte viewer vereisen om ze te kunnen weergeven. Gelukkig stelt callas pdfaPilot je in staat om je e-mails en alle bijlagen te bewaren in een PDF/A-formaat dat vele jaren later nog steeds toegankelijk en leesbaar zal zijn.

Maar zelfs in omgevingen waar er geen dergelijke regels voor archivering en bewaring gelden, zijn er goede redenen om e-mails te archiveren. In onze moderne samenleving bevatten e-mails een verbazingwekkende hoeveelheid zakelijke informatie. Het zal steeds belangrijker worden om enerzijds die informatie te kunnen bewaren op een gestructureerde manier en in een formaat dat wordt gebruikt voor andere documenten, en anderzijds al je documenten en je e-mails en bijhorende bijlagen op efficiënte wijze te kunnen doorzoeken.

Verwerking tot EPUB en PDF/UA

Dankzij zijn unieke controlefunctie voor de codestructuur in een PDF-bestand biedt callas pdfaPilot ook geoptimaliseerde export naar PDF/UA (PDF for Universal Accessibility), de norm voor toegankelijkheid. Steeds meer wetgeving vereist dat documenten toegankelijk zijn voor iedereen, ook voor mensen met een lichamelijke handicap. Daardoor wordt controle op voldoening aan de PDF/UA-norm steeds belangrijker voor service providers, overheden en bedrijven.

Maar met pdfaPilot kan je de voordelen van PDF-codes ook optimaal benutten voor een compleet ander doel:
De codestructuur kan worden gebruikt om automatisch EPUB-bestanden te maken van PDF’s. Deze PDF-naar-EPUB-functie converteert PDF’s naar eBook-bestanden die gebruiksklaar zijn voor weergave op mobiele apparaten zoals smartphones of tablets.